Voici une idée simple mais fort intéressante qui a pour objectif d’accroitre le taux d’utilisation des salles de vidéoconférence en entreprise.
Très souvent, les utilisateurs oublient en effet d’annuler la réservation des salles de réunion lorsque les meetings sont annulés à la dernière minute. On se retrouve alors avec des salles vides alors qu’elles sont censées être occupées par des collaborateurs pendant plusieurs minutes, voire plusieurs heures. Ce phénomène pernicieux conduit non seulement à une sous-utilisation des salles de réunion, mais aussi du matériel de visioconférence qui y est installé.
Pour remédier à ce problème, l’éditeur américain Zoom propose une option baptisée « Check In » et disponible dans l’interface de gestion de ses « Zoom Rooms ».
Pour rappel, les « Zoom rooms » désignent des systèmes de vidéoconférence intégrés pouvant regrouper divers accessoires de vidéoconférence (microphones, caméras, moniteurs, téléphones etc…), le tout piloté depuis la plateforme logicielle de Zoom.
En activant cette option, un administrateur peut alors forcer les utilisateurs à confirmer la réservation des salles de visioconférence des lors que les meetings ne démarrent pas à l’heure prévue.
Supposons par exemple que l’administrateur a activé l’option « check-in » pour l’ensemble de ces « Zoom Rooms » avec un délai maximal de 10 minutes : dès lors qu’un meeting ne démarre pas à l’heure, un compte à rebours se lance et l’organisateur de la réunion (host) dispose alors d’un délai maximal de 10 minutes pour cliquer sur le bouton « Check-in » de la tablette qui fait office de contrôleur Zoom et confirmer ainsi la réservation de la salle.
Dans le contraire, le meeting sera automatiquement annulé et la salle sera rendue à nouveau disponible dans le service de calendrier de l’entreprise.
Une excellente initiative qui a le mérite d’optimiser la gestion des salles de réunion et des systèmes de vidéoconférence.
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