Transmettre les instructions de connexion aux participants

C’est un fait : les systèmes de visioconférence sont de plus en plus intuitifs et simples à utiliser. Pour autant, il n’est pas rare qu’une réunion démarre en retard car un ou plusieurs participants éprouvent des difficultés à se connecter ou à activer son microphone (un classique du genre).

Une solution simple pour limiter ce risque consiste à transmettre systématiquement à l’avance les instructions de connexion aux participants.

Par « instructions », on entend non seulement les traditionnelles informations d’accès à la visioconférence (lien Internet pour se connecter, numéro de conférence, code PIN / mot de passe éventuel à renseigner, numéro de téléphone éventuel pour rejoindre la réunion en audio…) mais aussi et surtout des informations plus techniques sur la manière d’activer son microphone, sa caméra ou de partager du contenu.

Si les informations d’accès figurent généralement par défaut dans les e-mails d’invitation envoyés aux participants, c’est en revanche très rarement le cas pour les secondes.

D’où l’intérêt de créer un petit document de quelques pages qui montrera, copies d’écran ou photos à l’appui, comment effectuer les actions de base d’une visioconférence.

Ce document pourra alors être transmis aux participants directement en pièce jointe de l’invitation ou bien accessible depuis un partage réseau avec un lien dédié dans l’invitation.

Même si les interfaces des clients logiciels de visioconférence tendent à converger et à se ressembler de plus en plus, des différences importantes subsistent qui peuvent être déstabilisantes, surtout si la personne s’est habituée à utiliser une solution de vidéoconférence particulière (par exemple un utilisateur récurrent de Zoom qui doit rejoindre de manière ponctuelle une conférence hébergée sur MS Teams ou RingCentral Video).

Il faut également garder à l’esprit que les invités d’une visio n’ont pas tous la même culture technique, ni le même niveau d’aisance avec les outils informatiques.

Enfin, dans le cas d’un terminal de visioconférence, préparer un livret avec un minimum d’instructions est indispensable car naviguer dans les menus d’un codec de vidéoconférence s’avère toujours un exercice plus ou moins difficile.