Dans certaines situations, il peut s’avérer utile d’avancer légèrement l’heure de la visioconférence et de convoquer les participants quelques minutes avant le début réel de la réunion, par exemple à 8H50 ou 8H55 pour un démarrage effectif à 9H00.
C’est particulièrement le cas pour les sessions de formation en ligne ou les vidéoconférences réunissant un nombre important de personnes (à partir d’une dizaine et au delà) et/ou peu familières de l’informatique.
Cela laissera non seulement le temps aux quelques retardataires de se connecter sans rater le début de la réunion mais cela vous permettra surtout d’identifier et d’assister les personnes qui rencontreraient des difficultés techniques de connexion.
Comme nous l’avons rappelé dans cet article, les problèmes de connexion audio ou d’activation de microphone sont un grand classique des visioconférences et en qualité d’administrateur de la réunion, vous pourrez mettre à profit ces cinq ou dix minutes pour leur prêter assistance.
Vous augmenterez ainsi considérablement vos chances de démarrer la réunion à l’heure et dans de bonnes conditions.
Bien sûr, il existe d’autres astuces pour remédier à ces problèmes (transmettre une petite notice de connexion à l’avance,etc… ) mais avancer l’heure de la visioconférence est une solution simple pour se ménager une marge de sécurité.
Soyez le premier à commenter